Import transakcji z kont bankowych

Importy płatności

Import transakcji bankowych ułatwi powiązanie przelewów wychodzących i przychodzących z wystawionymi i otrzymanymi dokumentami.

Importowany plik przechodzi proces weryfikacji danych oraz spójności z informacjami, które znajdują się w systemie.
Algorytm sprawdza importowany plik, czy konto bankowe powiązane z importem istnieje w systemie.
Jest to konto bankowe przypisane do kontrahenta, który jest powiązany z naszym profilem administratora. W przypadku, gdy nie ma numeru konta następuje jego dodanie.
Proces sprawdzenia konta jest równie ważny przy imporcie oraz przy późniejszym eksporcie danych.
Algorytm szuka kontrahenta, który może zostać przypisany do transakcji.
W pierwszym kroku jest porównanie kont bankowych, jeżeli znajdziemy numer konta to wiemy jakiego kontrahenta przypisać.
Następnym krokiem jest przeszukanie kontrahentów po adresie z importu.
Jeżeli udało się znaleźć kontrahenta to przeszukujemy tylko jego adresy w innym przypadku bierzemy pod uwagę adresy wszystkich kontrahentów w systemie.
Podczas porównania adresów sprawdzamy w jakim stopniu są podobne – obecnie jest ustawione 70% zgodności danych.
W przypadku kiedy znajdziemy wiele adresów spełniających warunek nie bierzemy pod uwagę żadnego z adresów.
Następnie sprawdzamy czy płatność nie była importowana do systemu. W tym momencie następuje porównanie kodu CRC transakcji (kodu nie widzi użytkownik) co zapobiega zdublowaniu importu takich samych transakcji.

Jeżeli import znalazł kontrahenta powiązanego z płatnością to w zależności od tego czy jest to koszt czy przychód następuje:
KOSZT – W przypadku, gdy mamy przypisany dokument do kosztu to pomijamy.
W innym przypadku sprawdzamy wszystkie nieprzypisane koszty pod kątem tytułu przelewu oraz kwoty.
W tytule przelewu wyszukujemy numeru faktury, jeżeli zgadza się to sprawdzamy kwoty. Kwota musi być identyczna, gdyż inaczej nie powiążemy transakcji z kosztem.
PRZYCHÓD – Import przeszukuje faktury VAT, Proforma, Zaliczka, Końcowa, Korekta. Algorytm szuka numeru faktury i na tej podstawie odszukuje poprawny dokument.

Jeżeli podczas importu zgadza się numer faktury z zawartością w tytule przelewu lub kwota jest identyczna to transakcja zostanie przypisana do dokumentów.
Algorytm importu szuka dokumentów różnego typu. Dotyczy to przypadków kiedy znajdziemy kilka dokumentów z taką samą kwotą. Wtedy transakcja zostanie przypisana do wielu dokumentów.
Jeżeli algorytm znajdzie więcej niż jeden dokument tego samego typu to nie przypisze transakcji do dokumentów, gdyż jest to niejednoznaczne. W takim przypadku należy przypisać transakcję ręcznie.
Zarządzanie importami znajdziemy przechodząc do zakładki menu Dokumenty -> Import płatności.
Importy płatności pozwalają na powiązanie wypłat i wpłat z kont bankowych do wystawionych faktur w naszym systemie.


Transakcja powiązana ze statusem OK jest podświetlona na zielono.

Lista posiada wyszukiwarkę oraz opcję sortowania danych.

Wiersze posiadają opcje:
Wyszukaj kontrahenta – Funkcja pozwala na wyszukanie i przypisanie kontrahenta do transakcji.
Wyszukiwanie kontrahenta wyświetli się w dodatkowym okienku „pop-up”. Po wybraniu kontrahenta zostaniemy zapytani czy na pewno chcemy to zrobić. Wybrany kontrahent zostanie dopisany do innych transakcji, gdzie występują dane wybranego kontrahenta.

Wyszukaj fakturę – Funkcja pozwala na wyszukanie i przypisanie faktury do transakcji.
Wyszukaj koszt – Funkcja pozwala na wyszukanie i przypisanie kosztu do transakcji.
Przejdź do faktury – Funkcja pozwala na przejście do powiązanej faktury.
Generuj koszt – Opcja, która pozwoli na dodanie skanu dokumentu do transakcji.

Pozycje na liście mają następujące statusy:
BRAK KONTRAHENTA – Status pojawi się w przypadku, gdy system nie odnajdzie kontrahenta.
BRAK DOKUMENTU – Status pojawi się w przypadku, gdy system nie odnajdzie dokumentu (wystawione faktury oraz dodane koszty).
OK – Poprawnie przypisany kontrahent oraz dokument.
Import transakcji wykonamy klikając „Importuj” nad listą transakcji.

Zostaniemy przeniesieni do formularza w którym wybieramy bank oraz plik csv i pdf.

Po zapisaniu importu wyświetli się mała lista, gdzie mamy informacje ile transakcji zostało dopasowanych z ilu.

W przypadku, gdy nie wszystkie transakcje zostały dopasowane możemy skorzystać z dopasowania ręcznego.
Wyszukiwanie kontrahenta wyświetli się w dodatkowym okienku „pop-up”. Po wybraniu kontrahenta zostaniemy zapytani czy na pewno chcemy to zrobić. Wybrany kontrahent zostanie dopisany do innych transakcji, gdzie występują dane wybranego kontrahenta.


Po kliknięciu w dany import transakcji zobaczymy zaimportowane dane. Możemy przypisać transakcję do kontrahenta i faktury.
  • BZWBK – Należy wygenerować plik CSV z rozdzieleniem typu „tabulator”. Poprawnie wygenerowany plik zostanie prawidłowo zaimportowany w aplikacji.
    Z banku BZWBK generujemy tylko pliki CSV.
    Poniższy obrazek przedstawia poprawne ustawienie rozdzielenia.
  • mBank – Pliki CSV należy wygenerować z domyślnymi ustawieniami banku. Przy generowaniu transakcji jako plik PDF nie możemy pobrać wszystkich transakcji jednocześnie. Musimy pobrać każdą transakcję osobno i wtedy dokonać pojedynczego importu w aplikacji.
*Opisane funkcje mogą częściowo nie odzwierciedlać opisanej funkcjonalności, gdyż aplikacja jest szybciej rozwijana niż dokumentacja.

Pozostałe kategorie

Koszty

Importowanie kosztów firmy.

Pracownicy / ERP – Użytkownicy

Zarządzanie pracownikami aplikacji.

Nawigacja